Facturier automobile

Le poste

Entreprise : P4 Automotive
Lieu : Indianapolis, Indiana
Service : Comptabilité
Relève de : Controller/Office Manager
Type d’emploi : Temps plein
Statut FLSA : Non exempt

Le ou la facturier(ère) automobile est responsable du traitement et de la finalisation exacts des transactions de vente de véhicules neufs et d’occasion. Ce poste consiste à examiner les documents des dossiers de vente, à enregistrer les transactions dans le système de gestion du concessionnaire, à coordonner le financement et les documents de titre, et à collaborer étroitement avec les services des ventes, des finances et de la comptabilité afin que chaque dossier soit complet, exact et traité rapidement.

La personne idéale est très organisée, soucieuse du détail et à l’aise dans un environnement de concession automobile au rythme soutenu, où les documents financiers et de conformité sont soumis à des délais précis.

Responsabilités

• Examiner les dossiers de vente de véhicules neufs et d’occasion afin d’en vérifier l’exhaustivité, l’exactitude et l’autorisation appropriée.
• Vérifier les renseignements de l’acheteur, le prix de vente, les détails de la reprise, les montants de remboursement, les taxes, les frais, les rabais, les incitatifs, les garanties et les documents de financement.
• Saisir et enregistrer avec exactitude les transactions de vente de véhicules dans le système de gestion du concessionnaire.
• Confirmer que les signatures, divulgations, pièces justificatives et approbations requises figurent dans chaque dossier.
• Préparer et traiter les documents relatifs aux transactions au comptant, financées, en location, de gros, de flotte et d’échange entre concessionnaires.
• Soumettre les dossiers de financement complets aux prêteurs et faire le suivi des documents manquants ou des retards de financement.
• Surveiller les contrats en transit et régler rapidement les problèmes de financement en suspens.
• Préparer les documents de titre et d’immatriculation conformément aux exigences de l’Indiana Bureau of Motor Vehicles.
• Calculer et vérifier la taxe de vente de l’Indiana, les frais de titre, les frais d’immatriculation et les autres frais applicables.
• Traiter les remboursements de privilèges et faire le suivi pour obtenir les titres des véhicules repris en échange.
• Enregistrer les coûts des véhicules, la marge brute, les commissions, les produits du marché secondaire et les écritures comptables connexes.
• Rapprocher les calendriers attribués et examiner les écarts liés aux stocks de véhicules, aux comptes débiteurs, aux remboursements ou aux contrats en transit.
• Tenir des dossiers de vente électroniques et papier complets et organisés.
• Communiquer les écarts aux responsables des finances, aux responsables des ventes et à la direction de la comptabilité afin qu’ils soient corrigés rapidement.
• Participer à la clôture de fin de mois en veillant à ce que tous les dossiers admissibles soient enregistrés dans les délais établis.
• Préserver la confidentialité des renseignements concernant les clients, les employés, les finances et le concessionnaire.
• Respecter les politiques de l’entreprise et les exigences applicables des autorités fédérales et étatiques, des prêteurs et des fabricants.
• Fournir au besoin un soutien de remplacement à d’autres fonctions comptables et administratives.
• Effectuer les autres tâches assignées.

Exigences

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis; diplôme d’associé en comptabilité, en affaires ou dans un domaine connexe souhaité.
• Expérience antérieure en facturation, titres, finances ou comptabilité dans un concessionnaire automobile fortement souhaitée.
• Compréhension des transactions de vente des concessionnaires, des exigences de financement des prêteurs et des documents de titre souhaitée.
• Expérience d’utilisation d’un système de gestion de concessionnaire comme CDK, Reynolds and Reynolds, Dealertrack ou une plateforme similaire souhaitée.
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Word et Excel.
• Solides compétences en calcul, en saisie de données, en organisation et en résolution de problèmes.
• Capacité à repérer les erreurs dans les documents et à assurer leur correction jusqu’au bout.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les échéances quotidiennes et de fin de mois.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
• Assiduité fiable et engagement envers l’exactitude et la confidentialité.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant à un environnement axé sur le travail d’équipe.

Compétences clés

• Exactitude et souci du détail
• Organisation et gestion du temps
• Sens des responsabilités et suivi
• Aptitudes financières et numériques
• Résolution de problèmes
• Confidentialité et jugement professionnel
• Collaboration et communication
• Capacité à travailler efficacement dans le respect des échéances

Exigences physiques

• Capacité à rester assis et à travailler devant un ordinateur pendant de longues périodes.
• Capacité à communiquer efficacement en personne, par téléphone et par voie électronique.
• Capacité à utiliser l’équipement de bureau standard.
• Capacité à soulever ou déplacer occasionnellement des dossiers et du matériel de bureau pesant jusqu’à 20 pounds.
• Des aménagements raisonnables peuvent être proposés afin de permettre aux personnes qualifiées ayant un handicap d’accomplir les fonctions essentielles du poste.

Environnement de travail

Le poste est principalement exercé dans un bureau professionnel de concessionnaire. L’employé peut occasionnellement se rendre dans la salle d’exposition, l’atelier, les zones de stockage des véhicules ou d’autres espaces du concessionnaire, où le niveau sonore et les conditions environnementales peuvent varier.